Post ĉiuj konsideroj pri la programo de la E-aranĝo necesas konsideri la financan flankon de la organizado. Organizantoj ja dekomence bezonas financajn rezervojn por povi fari antaŭkontraktojn kun la entreprenoj kiuj prizorgas la tranoktadon, la pretigadon de manĝoj aŭ la ekskursojn. Tiuj financaj rezervoj povas troviĝi en la kaso de la asocio, se la aranĝo estas organizata de E-asocio, aŭ povas esti privata mono de la organizanto, se la aranĝo estas organizata de privata E-entrepreno.
Por limigi la bezonon pri financaj rezervoj, la organizantoj povas postuli de la partoprenontoj antaŭpagon de la aliĝkotizo. Tiu antaŭpago povas ankaŭ servi kiel garantiaĵo por la partopreno. Tial ofte tiu antaŭpago ne estas repagebla. Pli praktike estas ke la partoprenonto pagu la aliĝkotizon laŭeble frue. Tion atingas la organizantoj per laŭŝtupaj tarifoj, nome ke por pli frua aliĝo kaj pago la partoprenonto ricevas rabatitan prezon.
La organizantoj tiel havas ne nur la necesan monon pli frue je dispono, sed ili ankaŭ scias pli frue pri kiom da partoprenontoj ili povas kalkuli. Tio ebligas al la organizantoj ankoraŭ reagi ĝustatempe, se la nombro de aliĝoj ne estas sufiĉe alta por povi financi ĉiujn planatajn programerojn.
Unuflanke eblas ankoraŭfoje varbi pri partopreno en la aranĝo per kontaktado de potencialaj partoprenontoj. Aliflanke organizantoj povas ankoraŭ redukti kostojn per pli da propra engaĝiĝo anstataŭ pagi honorarion al eksteraj kontribuontoj.
Se la E-aranĝo estas organizata de asocio, tiam ĝi ankaŭ povas riski etan deficiton, dum privata organizanto nepre volas eviti deficiton, sed devas enkalkuli pluson en la finkalkulo por kovri la kostojn de la propra laboro. Kutime la organizanto ja estas en aktiva aĝo, nome nek studento, nek pensiulo. Do la organiza laboro okazas apud la normala profesia laboro. La organiza laboro do devas alporti moderan profiton.
E-aranĝoj tiel povas esti signife pli malmultekostaj ol aranĝoj de profesiaj vojaĝentreprenoj. La partoprenontoj ankaŭ ne atendas iun lukson, sed estas kontentaj ke la aranĝo ebligas novajn personajn kontaktojn kaj travivaĵojn. Temas ja pri homoj kun similaj sintenoj rilate al internaciaj rilatoj kaj tial kreiĝas en E-aranĝo certagrade memorganize aparta etoso de komunaj sentoj kiu kompensas eventualajn mankojn rilate al materiala lukso.
Organizado de Esperanto-aranĝoj (5)